Team-Management: So sparen Sie Zeit bei Team-Besprechungen


"Eigentlich wollte ich noch 2 weitere Punkte ansprechen. Aber dazu ist jetzt keine Zeit mehr", heißt es nicht selten nach einer Besprechung. Kennen Sie das auch? Sie diskutieren ewig und lassen daher Meeting auf Meeting folgen. Aber Entscheidungen fallen dadurch nicht schneller.

Deshalb sollten Sie sich dafür einsetzen, die richtige Methode für Meetings anzuwenden. Entwickeln Sie einen Maßnahmenplan, den Sie beim nächsten treffen besprechen. Es ist auch Ihre Zeit, die in unendlichen Sitzungen ausgesessen wird.

Maßnahme 1: Besprechungen reduzieren.
Nicht immer sind Teamsitzungen notwendig. In manchen Fällen reicht eine Mitteilung oder das Einzelgespräch.

Maßnahme 2: Grenzen setzen.
Das Ziel und die zeit einer Besprechung müssen klar definiert sein. Eine Uhr auf dem Tisch hilft Ihnen, das vereinbarte Zeitbudget einzuhalten.

Maßnahme 3: Rollenverteilung klären.
Setzen Sie einen Moderator und/oder einen Zeit-Controller ein, visualisieren Sie auf Flipchart oder Metaplantafel.

Maßnahme 4: Sach- und Beziehungsebene trennen.
Legen Sie als Moderator Regeln zur Trennung von Sach- und Beziehungsebene fest. Die meisten Besprechungen dauern deshalb so lange, weil "zwischen den Zeilen" Beziehungen und persönliche Kontakte zum Thema gemacht werden. Das führt aber zu keinem Ergebnis. Kehren Sie zum eigentlichen Thema zurück und machen Sie Konflikte im Team zum ausdrücklichen Gegenstand einer späteren Diskussion.

Maßnahme 5: Vorbereitungen treffen.
Fordern Sie von allen Beteiligten, ihre entsprechenden Unterlagen parat zuhalten. Wenn das Telefon stört, Visualisierungsmaterial oder Stühle fehlen, kann gut eine Viertelstunde oder mehr verloren gehen.

Maßnahme 6: Besprechungsphasen beachten.
Achten Sie auf diese Besprechungsreihenfolge:
- Zu Beginn: Problemformulierung mit kurzen Statements zum Stand der einzelnen Arbeitsfelder.
- Die Folge: Lösungsvorschläge sammeln oder ein Meinungsbild malen.
- Resultat: Entscheidung treffen.
- Dann folgt die Planung: Verantwortlichkeiten zuteilen, Fristen festlegen und Möglichkeiten der Erfolgskontrolle überlegen.

Maßnahme 7: Entscheidungen treffen.
Viele Besprechungen scheitern daran, daß Teamleiter nicht in der Lage sind, schnell Entscheidungen zu treffen. Wenn das in Ihrem Team der fall ist, sollten Sie auf Entscheidungen drängen. Denn es wird nicht leichter, wenn ein Thema doppelt oder dreifach beleuchtet wird.
Kommen in einer Routinebesprechung grundlegende Fragen zur Sprache, sollte dafür ein Extratermin festgelegt werden, auf den sich jedes Teammitglied entsprechend vorbereiten soll.

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